Catch-IT
Ausgangslage
Im Modul Business Case Studies (BBCS)/ Projekt 2 (WPR2), haben wir die Möglichkeit im Rahmen einer Gruppenarbeit einen Business Case zu bearbeiten. Dabei gibt es einen Auftraggeber aus der Privatwirtschaft. In unserem Fall ist dies die APP Unternehmungsberatung AG (nachfolgend APP), mit ihrem Produkt dem planis. Das «planis ist die umfassende Business Software von Dienstleistern für Dienstleister» (APP Unternehmensberatung AG, 2023). Die APP benutzt das eigens entwickelte planis bereits in ihrem Unternehmensalltag. Nun möchte die APP das planis auch für weitere Unternehmen auf den Markt bringen. Um dies tun zu können, nimmt die APP die Unterstützung der Studierenden in Anspruch. Die Studierenden sollen das planis verbessern, mit zusätzlichen Funktionen ergänzen oder auch den Markteintritt planen. Am Ende des Semesters wird pro Gruppe ein Produkt, das mit dem planis zusammenhängt, vorgestellt und präsentiert.
Problemstellung
Das planis verfügt zurzeit noch über keine Spesenabrechnung. Die Mitarbeitenden der APP generieren jedoch Spesen, etwa wenn sie mit Kunden zu Mittag essen gehen. Bisher wird die Spesenabrechnung bei der APP mittels einer Exceltabelle geführt. Dies ist unpraktisch für die Mitarbeitenden, wie auch zeitintensiv und aus ökonomischer Sicht zu einem hohen Grad ineffizient. Weiter sind die Mitarbeitenden oftmals an ein Notebook oder des gleichen gebunden, da die Darstellung von Excel auf einem Smartphone oft verzogen oder unübersichtlich/unpraktisch ist.
Zielsetzung
Wir als Gruppe wollen daher ein mobiles Spesenabrechnungstool erarbeiten. Dies soll mithilfe einer App direkt auf dem Mobiltelefon geschehen, da so eine schnelle Abrechnung garantiert werden kann. Die App soll zudem mit dem planis gekoppelt werden, um so die Spesen dem jeweiligen Projekt direkt zuordnen zu können. Hierbei ist es uns wichtig, dass die anschliessend gestellten Spesen-Anträge von dem jeweiligen Vorgesetzten angenommen oder abgelehnt werden kann. Somit können wir sicherstellen, dass auch bei jeder Erfassung eine Kontrollinstanz vorhanden ist und damit auch eine Sicherheit mit diesem Tool vermitteln. Unser Produkt wird ein Mock-Up einer solchen App sein. Im Vergleich zu bereits existierenden Spesenabrechnungsapps wird unsere App mit dem planis abgestimmt sein. So können wir einen reibungslosen Ablauf garantieren. Weiter werden wir versuchen eine gewisse Gaming-Komponente einzubauen, welche dafür sorgen soll, dass die Erfassung der Spesen spielerisch einfach erfolgen kann. Auch möchten wir, dass unser Mock-Up im gleichen Design daherkommt wie das planis, damit jede aussenstehende Person sofort erkennt, dass diese beiden Applikationen zueinander gehören. Wir möchten mit unserem Mock-Up vermitteln, wie eine solche App aussehen kann. Auch soll das Design übernommen werden können, was dazu führt, dass die Programmierung einer solchen App vereinfacht wird, da es bereits eine Orientierungshilfe gibt, wie die App aussehen und funktionieren soll.
Methodik
Um unser Projekt umzusetzen sind wir nach der agilen Arbeitsmethode vorgegangen, da wir so die Stärken jedes einzelnen Teammitgliedes flexibel nutzen konnten. Dies bedeutet, dass wir unsere Arbeitsschritte zuerst geplant haben, mittels dem Sprintplanungstool Trello. Danach haben wir diese Schritte durchgeführt und anschliessend deren Ergebnis jeweils periodisch überprüft. Wenn die Umsetzung nicht zielführend war, wurden die entsprechenden Arbeitsschritte erneut korrigiert ausgeführt. Nachfolgend wird nun beschrieben, wie wir unser Projekt umgesetzt haben.
Als ersten Schritt mussten wir uns entscheiden, wie wir unser Projekt darstellen möchten. Nach kurzer Überlegung konnten wir uns darauf einigen, dies als Mock-Up darzustellen, da es dem geplanten Produkt mit angemessenem Aufwand am nächsten herankommt und eine realistische Simulation mit dessen Bedienbarkeit mit sich bringt.
Die gestellte Herausforderung bestand darin, ein interaktives Mock-Up zu erstellen, was dem Ebenbild und den Funktionen einer potenziellen Mobilanwendung entspricht. Aus diesem Grund und auch da wir bereits zuvor Erfahrungen mit dem Programm gemacht hatten, verwendeten wir das FIGMA-Programm. Mit diesem lassen sich auf einfachste Art und Weise interaktive Prototypen von Benutzeroberflächen erstellen. Auch kann man die Prototypen von überall her bearbeiten und etwa die Demonstration über das Mobilgerät laufen lassen. Somit kann direkt die Bedienung getestet und verbessert werden. Des Weiteren war es notwendig, sich die Benutzeroberflächen von ähnlichen Applikationen anzuschauen, um sich ein Bild über die essenziellen Komponenten zu machen. Auch konnten wir uns so ein Bild davon machen, was bereits auf dem Markt existiert.
Im Umgang mit dem FIGMA gab es nur kleinere Herausforderungen, welche jedoch das Projekt zu keinem Zeitpunkt gefährdet haben. Zu Beginn war es notwendig, sich in die verschiedenen Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten des FIGMA’s einzulesen, damit wir mit dem FIGMA zielführend arbeiten konnten. Dennoch sind wir auf einige Herausforderungen in Bezug auf das FIGMA gestossen. So sind einige Funktionen und Features, wie etwa das Scrollen nach oben und unten, trotz der vielen Anwendungsmöglichkeiten und Funktionen nicht im FIGMA implementiert. Daher konnten wir auch nicht darauf zurückgreifen und mussten uns andere Lösungen suchen. Dies haben wir auf eine Art und Weise gelöst, dass auf keiner Anwendungsseite unseres Mock-Up gescrollt werden muss. Mit dieser Lösung ist die Abwesenheit dieser bestimmten Funktionen nicht weiter problematisch. Eine weitere Herausforderung war auch die Skalierung der verschiedenen Knöpfe oder weiteren interaktiven Elementen um die Bedienbarkeit zu gewährleisten. Dies konnten wir durch direktes Testen im Team bewerkstelligen. Weiter haben wir, um die Bedienbarkeit zu überprüfen, Rückmeldungen von Personen, welche nicht am Projekt beteiligt gewesen sind, eingeholt. Dies aus dem Grund, da so keine Vorkenntnisse bezügliche unserem Mock-Up bei der benutzenden Person bestehen. Daher hatten wir ein Feedback, das rein aus der zeitspezifischen Beurteilung entstand. Dies ist wichtig da ansonsten die Ergebnisse beeinflusst werden könnten, etwa indem die Abläufe bereits automatisch stattfinden, ohne die Knöpfe noch zu lesen oder aktiv wahrzunehmen.
Bei der Entwicklung des Mock-Up’s haben wir darauf geachtet, dass wir nach jeder grösseren Änderung eine neue Version abgespeichert haben. Dies aus dem Grund, da so die verschiedenen Versionen stehts miteinander verglichen werden konnten und es uns ermöglicht hat, die Änderungen nachzuvollziehen. Auch haben wir so mehrere Back-Up Varianten auf die man zurückgreifen könnte, sollte dies notwendig sein. Dies war essenziell, falls eine neue Version der bisherigen Version etwa in ihrer Funktionalität oder Bedienbarkeit unterliegen würde. So konnten wir auf die ältere Version zurückgreifen, ohne das Ganze mit viel Aufwand wieder herzustellen. Dies mussten wir auch tatsächlich einige Male tun, als wir neue Funktionen testeten oder die Verknüpfungen innerhalb der Funktionen änderten. Auch hat diese Praxis dabei geholfen, dass stehts Änderungen, sei es von Teammitgliedern oder von ausserhalb, offen angesprochen wurde, was wiederum zu einem dynamischen Entstehungsprozess geführt hat. Auch haben wir nach jedem Sprint eine sogenannte Retrospektive angewendet. Das Ziel dieser war stehts zu verstehen was im nächsten Sprint besser gemacht werden kann und was beibehalten werden soll.
Ergebnisse
Wie im vorangehenden Kapitel bereits beschrieben, haben wir ein Mock-Up für die mobile Spesenabrechnung erstellt. Dies konnten wir unter Einhaltung der vordefinierten Ziele erfolgreich umsetzen. Wir können der APP Unternehmensberatung ein Mock-Up präsentieren, das sowohl vollständig, einfach in der Handhabung wie auch praxisnah ist. Die bis dahin für die Spesen geführte Excelliste würde wegfallen, da unser Spesenabrechnungstool, diese direkt erfassen und dem dazugehörigen Projekt zuordnen kann. Einzig die Gamification stellte sich als wirkliche Schwierigkeit heraus. Hier sind wir den praktischen Weg gegangen, bei welchem wir lieber die simple Handhabung beibehalten wollten, als viele Gamification Elemente einzubauen. Dadurch wurden die Gamification Elemente schlussendlich ganzheitlich aus dem Mock-Up verbannt.
Die APP bekommt eine detaillierte vorgefertigte Bauanleitung für ein solches Spesenabrechnungstool, was nur noch programmiert werden müsste. Dadurch ist der Aufwand für die Umsetzung und die Planung eines solchen Tools erheblich geringer, als dies der Fall wäre, wenn dieses Tool von Grund auf entwickelt werden müsste. Hierbei sprechen wir von einem Zeitaufwand von rund 315 Stunden für die Entwicklung dieser Applikation, welcher bereits durch unser Team geleistet wurde. Dies entspricht einem Kostenaufwand von
etwa CHF 37'275.00. Die Rapportierung und die Festlegung des jeweiligen Stundenlohnes, wurde in einem separaten Excel geführt. Ebenso die Berechnung der Kosten für die geleisteten Stunden. Hierzu ist zu sagen, dass dieser Betrag, lediglich den Kostenpunkt der am Projekt mitarbeitenden Studierenden abdeckt, nicht jedoch die Stunden des uns unterstützenden Dozenten widerspiegeln. Wie auch, dass keine Marge eingerechnet wurde.
Reflektion bzgl. Problemlösung und Teamarbeit
Wie bereits unter dem Punkt Ergebnisse erwähnt, konnten wir, bis auf das Gamification Element, alle von uns im Vorfeld definierten Ziele erfolgreich umsetzen. Dies ist bereits ein erstes Indiz, dass unsere Gruppe sehr gut miteinander harmoniert hat. Dies konnten wir bereits in den ersten Tagen feststellen. Wir haben zu Beginn alle Fähigkeiten und Interessen der einzelnen Gruppenmitglieder auf einem White-Board aufgelistet und so anschliessend die Rollenverteilung durchgeführt. Wir haben uns dabei an der agilen Arbeitsform orientiert. So wusste jeder was er in seiner Rolle zu tun hatte und konnte dadurch einen grossen Beitrag zum Endprodukt beitragen. Weiter wurden die Aufgabenverteilungen, wie auch die anstehenden Planungsschritte an den wöchentlichen Meetings klar definiert und auch von allen Mitgliedern akzeptiert und nicht angezweifelt. Vereinzelt gab es aber auch kritische Stimmen zu gewissen Planungs- und Umsetzungsschritten, jedoch führten diese zu wichtigen und konstruktiven Diskussionen. Diese Diskussionen sind sehr wichtig und notwendig in so einem Prozess. Insbesondere ermöglichen solche Diskussionen eine andere Perspektive wahrzunehmen und sind zugleich gratis Feedback von Profis. Weiter zeigt es auch auf, dass die Mitglieder mitdenken und ihr Engagement für das Projekt demonstrieren. Ein Schlüsselmoment ist hierbei etwa der Verzicht auf Gamification Elemente im Endprodukt. Dies zeigt sich daran, dass wir uns viele Gedanken darüber gemacht haben, ob dies der richtige Schritt ist oder nicht. Weiter haben wir verschiedene Gamification Elemente ausprobiert und hinterfragt ob diese funktionieren würden und sind dann doch stehts zum Schluss gekommen, dass ein solches Element, die App nicht nützlicher macht, sie jedoch den Prozess der Spesenabrechnung verlangsamt. Der schlussendliche Entscheid, diese Gamification Elemente wegzulassen, konnte von sämtlichen Gruppenmitgliedern ohne Wiedersprüche akzeptiert werden.
Kleine Herausforderungen mit dem anderen Studiengang gab es ausschliesslich bei der Umsetzung des Projektes. Hier war die Priorisierung der verschiedenen Arbeitsschritte, wie auch der Funktionen im Mock- Up, nicht immer für alle gleich. Es kam einige Male vor, dass sich das Gruppenmitglied der Wirtschaftsinformatiker in den Augen der Gruppenmitglieder welche Betriebsökonomie studieren, in den Details und Zusatzfunktionen verlieren würde. Dies wurde jedoch stehts offen mitgeteilt wodurch sich sämtliche Gruppenmitglieder wieder auf die Hauptfunktion konzentrieren konnten. Uns war dabei wichtig, dass niemand ausschliesslich negative Rückmeldungen abgab, sondern jeweils konkret erwähnte, weshalb, sie etwas kritisch sehen und falls möglich bereits einen Optimierungsvorschlag aufzeigen konnten. Rückblickend dürfen wir einstimmig sagen, dass wir dieses Projekt im Grossen und Ganzen nochmals gleich angehen würden. Wir sind äusserst zufrieden, wie die Teamarbeit harmonisiert hat und sind zuversichtlich, dass unser Produkt «Catch-IT» durchaus eine Bereicherung für das planis und daher auch für die APP ist.
Fazit und Ausblick
Offen bleibt, ob die APP Unternehmensberatung unser Mock-Up auch tatsächlich in die Praxis umsetzt. Weiter bleibt die genaue Anbindung mit der Software, welche bereits von APP verwendet wird unbeschrieben. Dies aus dem Grund, da wir dies nicht als unser Ziel definiert haben. Auch ist unser Produkt nicht eine fertig programmierte App, bei welcher eine solche Anbindung sinnvoll wäre, sondern lediglich ein Mock-Up, was über keine solche Anbindung verfügen muss. Eine Anschlussfrage könnte das Programmieren der Applikation sein oder auch wie die Einführung der Applikation geschehen soll. Hier sehen wir Fragestellungen bezüglich der Umsetzung, etwa von wem die App programmiert werden soll oder auch wie die App den Mitarbeitern am besten beigebracht werden soll.
Trello:
