Planify Go, Mobile-Spesenabrechnung für Planis

Ausgangslage

Die Firma APP ist ein unabhängiges Beratungsunternehmen, gegründet 1977, mit über 100 Beratern in verschiedenen Schweizer Städten. Sie haben die Business-Software "Planis" entwickelt, die ursprünglich intern genutzt wurde, aber nun auch anderen Unternehmen zum Kauf angeboten wird, obwohl noch keine externen Kunden gewonnen wurden. APP hat drei Mitarbeiter während einer Kick-off-Veranstaltung beauftragt, Verbesserungsvorschläge für Planis zu entwickeln. Nach Diskussionen und Priorisierung wurde die mobile Spesenabrechnung als Hauptfokus gewählt. Die Gruppe nahm an Input-Workshops teil, um ihre Projektstruktur zu entwickeln und nutzte Selbststudium für Pitching & Storytelling sowie die Nutzung von Trello für Aufgabenverwaltung.

Problemstellung

Während unserer Ideensammlung bei einer Unconference-Veranstaltung haben wir uns Gedanken darüber gemacht, welche Prozesse bisher in der Software Planis noch nicht implementiert sind. Dabei ist uns aufgefallen, dass der Prozess der mobilen Spesenabrechnung bisher in Planis fehlt. Zudem ist Planis derzeit ausschließlich über die Website und mit einer Internetverbindung zugänglich, jedoch nicht mobil. Dieses Problem möchten wir durch die Entwicklung einer App zur Spesenabrechnung lösen, um so flexibler und unabhängig vom Standort arbeiten zu können. Wir sind der festen Überzeugung, dass die fortschreitende Digitalisierung in Zukunft eine digitale Spesenabrechnung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter voraussetzen wird.

Zielsetzung

Die Firma APP hat sich entschieden, eine innovative Produktidee zu verfolgen: die Entwicklung eines Mockups für eine mobile Spesenabrechnungslösung. Bevor sie jedoch mit der Umsetzung beginnen, möchten sie sorgfältig überlegen, welche Teile des Spesenabrechnungsprozesses sinnvoll mobil umgesetzt werden können. Ihr Hauptziel besteht darin, eine Lösung zu schaffen, bei der die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Spesen sofort nach deren Entstehung mobil zu erfassen, sei es durch das Scannen von Belegen über das Smartphone oder durch direktes Eintragen in eine App. Diese erfassten Daten sollen dann nahtlos an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Zusätzlich streben sie danach, allen Mitarbeitern, die die App verwenden, einen klaren Überblick über ihre eigenen Spesenausgaben zu bieten.

Die Motivation hinter dieser Idee ist es, den zeitaufwändigen Prozess der Aufbewahrung von Belegen und deren persönliche Übergabe an die Buchhaltung bis zum Monatsende zu eliminieren. Die manuelle Eingabe von Belegen in das System durch die Buchhaltung soll überflüssig werden. Dieses Vorhaben zielt darauf ab, den Verwaltungsaufwand für das Unternehmen zu reduzieren und gleichzeitig den Spesenprozess für alle Mitarbeiter zu vereinfachen. Die Firma APP ist überzeugt, dass diese Projektidee ein grundlegendes Problem vieler Unternehmen lösen kann.

Während der Gruppendiskussion bei der Ausarbeitung dieser Idee wurde deutlich, dass nicht nur die Firma APP über keine mobile Spesenabrechnungslösung verfügt. Dieses Defizit stellt ein grundsätzliches Problem dar, insbesondere für Unternehmen, die sich noch nicht weitgehend in der digitalen Welt etabliert haben. Daher könnte eine mobile Spesenabrechnung eine sinnvolle Maßnahme in Richtung Digitalisierung sein.

Nach der Erstellung des Mockups steht die Umwandlung in eine voll funktionsfähige App auf der Agenda. Zusätzlich muss die App mit der bestehenden Software Planis integriert werden, um den reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten. Leider sind diese beiden Schritte derzeit aufgrund von Zeitmangel und fehlenden Fachkenntnissen noch nicht umsetzbar. Dennoch bleibt die Idee einer mobilen Spesenabrechnung vielversprechend und könnte in Zukunft einen bedeutenden Beitrag zur Effizienzsteigerung in Unternehmen leisten.

Methodik

Während unserer ersten Zusammenkunft unter der Leitung von Herrn Noppeney haben wir Ideen gesammelt und bewertet, um diejenigen zu identifizieren, die den besten Mehrwert bieten und am besten umsetzbar sind. Wir beschlossen, eine mobile Applikation für das ERP-System Planis zu entwickeln, die Funktionen wie Zeiterfassung, Unternehmensinformations-Blogs und Spesenabrechnung integriert. Nach Rücksprache mit APP konzentrierten wir uns jedoch auf die mobile Spesenabrechnung.

Um den Spesenabrechnungsprozess genau zu definieren, führten wir gründliche Recherchen und Gespräche durch, um ein solides Flussdiagramm zu erstellen. Dies diente als Grundlage für die Erstellung eines Mockups in Figma.

Bei der Entwicklung des Spesenabrechnungsprozesses stellten wir fest, dass es methodische Herausforderungen gab, insbesondere die Notwendigkeit, einen universell anwendbaren Prozess zu schaffen. Unterschiedliche Unternehmen haben unterschiedliche Richtlinien für die Spesenabrechnung, was dazu führte, dass wir zwei separate Prozesse für Barzahlungen und Kreditkartenzahlungen entwickelten, die jedoch allgemeingültig sein sollten.

Verschiedene Methoden halfen bei der Entwicklung:

1. Stakeholder-Analyse: Eine gründliche Analyse der Interessengruppen half, deren Anforderungen zu verstehen und einen Prozess zu gestalten, der ihre Bedürfnisse berücksichtigt.
2. Best-Practice-Analyse: Die Untersuchung bewährter Verfahren und erfolgreicher Spesenabrechnungsprozesse ermöglichte es, bewährte Methoden zu identifizieren und in den neuen Prozess zu integrieren.
3. Prototyping: Wir entwickelten Prototypen des Prozesses und des Figma Mockups, um Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und zu verbessern.
4. Agile Methoden: Die Anwendung agiler Prinzipien ermöglichte es, flexibel auf Änderungen zu reagieren und den Prozess schrittweise zu entwickeln.
5. Sicherstellung der Skalierbarkeit und Flexibilität: Wir gestalteten den Prozess so, dass er für Unternehmen unterschiedlicher Größe und Typen sowie für zukünftige Anpassungen skalierbar und anpassungsfähig bleibt.

Insgesamt streben wir an, einen effizienten, allgemeingültigen Spesenabrechnungsprozess zu entwickeln, der nicht nur für die Firma APP, sondern auch für andere Unternehmen von großem Nutzen sein kann.

Ergebnisse

Wir haben erfolgreich ein Mockup für eine mobile Spesen App für Smartphones entwickelt. Die Anwendung bietet Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit, ihre Spesenausgaben unterwegs zu erfassen und zu verwalten. Belege können problemlos hochgeladen und Ausgaben in übersichtlichen Kategorien erfasst werden, was den Nutzern eine klare Übersicht über ihre Spesen ermöglicht.

Zusätzlich zum App-Mockup haben wir ein detailliertes Flussdiagramm des gesamten Spesenabrechnungsprozesses erstellt. Dieses visuelle Tool veranschaulicht jeden Schritt von der Erfassung der Ausgaben bis zur abschließenden Buchhaltung, um einen umfassenden Einblick in den Ablauf zu bieten.

Die Ergebnisse tragen zur Lösung der Problemstellung und der Zielsetzung bei, indem sie einen effektiven und mobilen Ansatz zur Verwaltung von Spesen bereitstellen. Durch die Schaffung einer benutzerfreundlichen App und eines unterstützenden Flussdiagramms wird die Prozesseffizienz verbessert. Dies könnte potenziell Zeitersparnisse für Mitarbeiter ermöglichen und die Genauigkeit sowie den Überblick über Unternehmensausgaben erhöhen, wodurch eine flexiblere Arbeitsweise innerhalb des Spesenmanagements gewährt wird.

Mobile Mockup

Spesenabrechnung in der Lohnabrechnung

In der monatlichen Lohnadministration werden Spesen mithilfe spezifischer Lohnarten abgerechnet und im Lohnausweis ausgewiesen, z.B. Spesen für Reise, Auto, Übernachtung, Pauschalspesen für Repräsentation und Auto.

Mit klaren Regelungen und einem durchdachten Spesenmanagement wird die Abwicklung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermassen erleichtert.
Im Lohnausweis wird dies entsprechend bei diesen Ziffern ausgewiesen:

Flussdiagramm Spesenprozess

Gruppe 12: Brinkhof Nick, Moser Florian Sven, Wijnroks Sebastian, Qazimi Kevin Leotrim, Tosoni Roger Guang Hui